海外移住/駐在/留学トラブル ガレージの鍵が動かない！英語メールで問い合わせ　下書き編　

こんにちは！

海外生活の形態は、移住(国際結婚含む)、駐在(＆帯同)、留学など多岐に渡りますが

共通して挙げられる悩みは、やはり有事の際の「言葉の壁」ではないでしょうか。

オーストリアへ移住して数カ月後、地下にある住民専用のガレージを開閉するリモコンが突然使えなくなりました。

車通勤のため、ものすごく困りました。

当時アパート内に知り合いはなく、聞くことは出来ませんでした。

ドライバーでリモコンを開けると、小さなバッテリーが入っていました。

家電量販店やスーパー、カメラ屋さん、文房具ショップ、はたまたドラッグストアを周って

該当のバッテリーを探したのですが見つけることは出来ませんでした。

確か、お店の人にも聞いたのですが「分からない」とあっさり。

ガレージに入れなくなってしまったので、数日は隣接のホテルの宿泊客用のパーキングに止めました。(出費！！)

重い腰を上げて、アパート管理会社へ連絡しました。

あー　日本語だったらすぐなのに。。。と思いながら。。。

本日の記事はこんな方におすすめです。

必須メール表現 ８フレーズ

カウフマンさんへ(女性)

Dear Ms. Kaufmann,

カウフマンさんへ(男性)

Dear Mr. Kaufmann,

担当者殿、

To whom it may concern,
もしくは
Dear person in charge,

ウィーン市内のカイザー通り１の30号に住んでいます。

I live at Kaiserstrasse 1, Top 30 in Wien.

対応頂けますか？

Could you please take care of this?

すぐにでもお返事頂けると幸いです。

I look forward to hearing from you soon.

～して頂ければ幸いです。

I would appreciate it if you could ～.

以上、宜しくお願い致します。

Thank you in advance.

メール構築のステップを考えてみました。

step
1　メールの書き出しは、Dearで始める

件名から考えるのをやめてみませんか？

件名は本文に書いた内容の最も大事な単語を抜き出して書けばいいのです。

件名は後回しにしておいて、メール本文の欄に即「Dear」とタイプしましょう。

↓こんなことで動かしかけた手が止まっていませんか？

担当者が女性か男性か分からないのでMs.かMr.か分からず手が止まってしまう。

もしくは、担当者の名前が分からない(もしくは書いていない)ので
「担当者殿」と呼びかけたいが、そもそも「担当者殿」という英語が分からず手が止まってしまう。

step
2　本文を考える

先ずは、日本語でドラフト作り。

とにかくシンプルに、英語に訳しやすいように。

御社の物件(カイザー通り８の30号室)に住んでいる鈴木ユリです。

ガレージ開閉用の鍵が先週から使えなくなりました。

バッテリーを交換する必要があると思うのですが探してもどこにも売っていません。

どこで買えますか？

こんな感じかな？

↓またまた手が止まっていませんか？

御社の物件〇〇に住んでいますって英語でどう書けばいいだろう？

liveの後に続く前置詞は in? on? それともat? 

「業者を呼んでください。」は？

「対応頂けますか？」は？

「宜しくお願い致します。」は？

step
3　最後に件名を考える

本文を書き始めると、自分が何を先方にお願いしたいか明確になってきます。

そう！　今回のキーワードはバッテリー。

後は場所(物件名)と何の鍵のバッテリーなのかを追加情報で書けば大丈夫。

その他、緊急のお願い(Urgent request)と書いておけば更に良いかもしれませんが

フィッシングメールやスパムも同様に(Urgent)と書いて送ってくることがあります。

差別化するために、件名に物件名を入れてみてはどうでしょう。

実際に送ったメールをご紹介

こちらの英文メールは、実際に私がオーストリアへ移住して約1年後にアパートの管理会社へ送った内容です。(多少修正あり)

2014/06/15　↓日曜日にメールしました。

ワタシ

件名：(緊急のお願い)カイザー通り１の駐車場キーのバッテリーについて

カウフマンさんへ

こんにちは。
鈴木ゆりと申します。
(御社の物件である)カイザー通りのアパートの30番に住んでいるものです。

先週から地下駐車場の自動ドアが開きません。
恐らくバッテリーを交換しなければならないのだと思います。
先週すでにメディアマルクト、バウマックスやその他数店舗に行ってみたのですが、
残念ながら見つけることが出来ませんでした。
この電池(バッテリー)は特別なものなのですか？

どこで手に入れることができるのか、もしくは可能であれば我々の代わりに
発注して頂く事は可能でしょうか。
ご教示頂ければ幸いです

すごく急いでましてすぐにでもお返事頂けると幸いです。
(お返事頂けないようでしたら)明日電話致しますね。

以上、宜しくお願い致します。
敬具

鈴木　ゆり

ワタシ

Subject: (Urgent request) Parking key battery for Kaiserstrasse 1

Dear Ms. Kaufmann,

Hello.
This is Yuri Suzuki.
I live at Kaiserstrasse 1, Top 30 in Wien.

Our key for the parking (Tiefgarage) doesn't work since last week.
We think the battery will need to be replaced.
We went to Media Markt, Baumax and few shops to get a battery last week.
However, we couldn't get it.
Is this battery a very special one?
Could you tell me where we can get it or would it be possible for you to order it for us?
We would appreciate it if you could give us the instruction.

It's very urgent and we look forward to hearing from you soon.
I will call you on Monday.

Thank you in advance.
Best regards,

Yuri Suzuki

2014/06/16　↓翌日の月曜日には返事がありました。

こんにちは　ミスタースズキ、

どこの写真屋さんでもバッテリーを購入できます。
型番はDuracell(デュラセル)を例に挙げるとMN27です。

敬具

サラ　カウフマン

先方

Hello Mr. Suzuki,

you get the battery in each photo shop.
The type number is MN27, for example, of Duracell.

Best regards!

Sarah Kaufmann 

先方

ミスターって！？ワタシ、女性なのに。。。と思いますが
外国人の名前は性別が分かりにくいので間違えてもお互い様なので気にせずいきましょう！

↓2014/06/16　同日内にお礼のメールをしました。

ワタシ

カウフマンさんへ

早速のご返信と型番の情報ありがとうございます。
探してみます。

敬具
鈴木　ゆり

ワタシ

Dear Ms. Kaufmann,

Thank you so much for your quick reply and the information of the type number.
We will look for it.
 
Thank you again.
 
Best regards,
Yuri Suzuki

結果、簡単な英文メールで必要な情報を管理会社から得ることが出来ました。

以上、参考になれば幸いです。